Groupware und E-Mail-Archivierung – effizient und sicher
Groupware – Maximieren Sie die Effizienz der Zusammenarbeit
In einem Unternehmen sind die einzelnen Mitarbeiter normalerweise nicht auf sich allein gestellt, sondern arbeiten in einem komplex angelegten Netzwerk zusammen. Jeder verfügt zwar im Idealfall über seinen eigenen Aufgabenbereich, aber an verschiedenen Stellen kommt es zu Berührungspunkten, an denen eine effiziente Zusammenarbeit gefordert ist. Diese Zusammenarbeit wird vor allem dann schwierig und aufwendig, wenn sie über eine zeitliche oder räumliche Distanz hinweg erfolgen muss.
Um auch in derartigen Umgebungen ein Maximum an Leistungsfähigkeit zu evozieren, haben sich verschiedene Unternehmen auf die Entwicklung von sogenannter Groupware spezialisiert. Worum genau es sich hierbei handelt und welche Lösungsansätze für Ihr Unternehmen in Frage kommen könnten, möchten wir mit den nachfolgenden Ausführungen vermitteln.
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Was ist Groupware und wie funktioniert sie?
Groupware ist eine andere Bezeichnung für eine sogenannte Gruppen-Software, die manchmal auch als Collaboration Software bezeichnet wird und zum Einsatz kommt, um die Zusammenarbeit der Menschen in einem Unternehmen zu erleichtern. Im Grunde genommen ermöglicht Groupware eine computerbasierte Zusammenarbeit, die allerdings auch über räumliche und zeitliche Distanzen hinweg funktioniert.
Ein kleines Beispiel kann die Sachlage verdeutlichen: Wenn Sich fünf Mitarbeiter aus Ihrer Einkaufsabteilung zu einem persönlichen Meeting zusammensetzen, können Sie in direkter Gruppenarbeit verschiedene Ziele wie etwa Terminkoordination oder auch die Präsentation von Zahlen und Bilanzen schnell und effektiv vor Ort umsetzen. Wenn sich diese fünf Mitarbeiter nun aber auf fünf verschiedene Standorte verteilen, wird eine effektive Zusammenarbeit schwieriger, da räumliche und eventuell auch zeitliche Distanzen gegeben sind.
Groupware kann diese Schwachstellen beseitigen. Die meisten Lösungen aus dem Bereich Groupware bieten vor allem Möglichkeiten, mit denen Termine synchronisiert, Kontakte und Aufgaben zentral verwaltet sowie Informationen zentral gespeichert und verfügbar gemacht werden können.
Die grundlegenden Vorteile von Groupware liegen nach den bisherigen Ausführungen praktisch auf der Hand: Die Gruppenarbeit beziehungsweise die Zusammenarbeit in Gruppen wird maßgeblich verbessert. Informationen werden schneller und umfassender zur Verfügung gestellt, wodurch sich die Zugriffsmöglichkeit der Gruppenmitglieder auf diese Ressourcen beschleunigt.
Parallel dazu werden individuelle Datenbanken überflüssig, da alle Mitarbeiter ihre Ergebnisse zeitgenau in gemeinsame Datenbanken einspeisen. Das verringert die Gefahr von Redundanz, zeitlichen Verzögerungen und zusätzlichen Arbeitsschritten, um Inhalte aus der individuellen Datenbank verfügbar zu machen. Eine weitere positive Eigenschaft von Groupware ist abhängig von der jeweils erworbenen Software: Audio- oder auch Videokommunikationssysteme sind häufig bereits in der Software integriert und ermöglichen eine direkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Diese vereinfachte Kommunikation wirkt sich positiv auf die Leistungsfähigkeit der Gruppe aus.
Besonderer Tipp: Internationale Unternehmen, bei denen Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen an gemeinsamen Aufgaben arbeiten, nutzen Groupware schon seit den 1980er Jahren. Zeitliche wie auch räumliche Unterschiede werden durch Groupware ausgeglichen bzw. eliminiert.
Vorteile von Groupware für Ihr Unternehmen
Groupware-Lösungen von AKC Schwarz für Ihr Unternehmen
Groupware gibt es bereits seit den 1980er Jahren, in der letzten Zeit werden aber immer mehr und immer effizientere Produkte in diesem Bereich entwickelt. Da Globalität und Flexibilität heutzutage eine immer größer werdende Rolle spielen, kommt Groupware heute auch verstärkt bei kleineren oder mittelständischen Unternehmen zum Einsatz. Wer beispielsweise Angestellte im Homeoffice beschäftigt, weiß, wie wichtig und zielführend der Einsatz von Groupware sein kann.
Genau aus diesem Grund möchten wir Ihnen nachfolgend verschiedene Hersteller und Produkte aus dem Bereich Groupware vorstellen. All diese Produkte vereinen jeweils ganz individuelle Vorteile in sich, besitzen für Ihr eigenes Unternehmen aber nicht stets denselben Nutzen. Gerade deshalb ist es wichtig, dass Sie sich für die passende Groupware entscheiden.
Microsoft Exchange Server Hosting in Köln
Microsoft Exchange Server gehört derzeit unumstritten, zu den wichtigsten und bekanntesten Produkten aus dem Bereich der Groupware. Die Software ist bereits seit einigen Jahren auf dem Markt erhältlich und wird immer wieder durch Updates und Erweiterungen sowie zusätzliche Module verbessert. Microsoft Exchange Server konzentriert sich in erster Linie auf die folgenden Aufgabenbereiche: Es werden unter anderem zentrale Ablage- sowie Verwaltungsmöglichkeiten für E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine geboten. Microsoft Exchange Server kommt vor allem in Microsoft-Umgebungen zum Einsatz, da eine dementsprechende Software für die Nutzung vorausgesetzt wird.
Außerdem wird der Einsatz einer zusätzlichen Client-Software gefordert, wobei beispielsweise Microsoft Outlook für Exchange Server genutzt werden kann. Microsoft Exchange Server kommt vor allem bei großen und teilweise auch bei mittelständischen Unternehmen zum Einsatz. Wenn Sie mit dem Gedanken daran spielen, diese Software auch in Ihrem Unternehmen zu integrieren, sprechen Sie uns gern an, denn wir helfen Ihnen bei der Umsetzung.
Zur besseren Übersicht, nachfolgend noch einmal ein Auszug aus der Funktionspalette von Microsoft Exchange Server:
Groupware Beratung durch IT Consulting AKC Schwarz
Wenn Sie sich zwischen den von uns vorgestellten Alternativen nicht entscheiden können oder Fragen haben, die in den vorangegangenen Ausführungen nicht umfassend geklärt worden sind, würden wir uns über eine Kontaktaufnahme freuen.
Dasselbe gilt selbstverständlich auch dann, wenn wir Sie bei der Einführung eines der obigen Produkte in Ihrem Unternehmen unterstützen dürfen.
E-Mail-Archivierung – Beseitigen Sie mögliche Gefahrenquellen
Bis vor einigen Jahren waren das Telefon, das Telefax und auch Briefe die wichtigsten Kommunikationsmittel für Unternehmen. Mittlerweile haben sich die Verhältnisse geändert und der E-Mail-Verkehr übernimmt eine immer wichtigere und umfassendere Rolle. Bei den meisten größeren Unternehmen hat er die Kommunikationsalternativen längst hinter sich zurückgelassen. Dementsprechend überrascht es nicht, dass in E-Mails heutzutage immer relevantere und umfassendere Daten präsentiert und übermittelt werden. Korrespondenzen mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern werden heutzutage hauptsächlich via E-Mail abgewickelt. Was dementsprechend an Informationen und Daten in diesen Mails zusammenkommt, macht einen großen Teil der gesamten Unternehmenskommunikation aus.
Umso wichtiger wird es, dass diese Daten und Informationen geschützt und archiviert werden. Wenn wichtige E-Mails im allgemeinen Unternehmensgeschehen verloren gehen, können schnell Aufträge nicht erfüllt oder Termine nicht eingehalten werden, was wiederum zu erheblichen finanziellen Einbußen führen kann. Ebenfalls unangenehm wird es, wenn vertrauliche Kundeninformationen, die via Mail übermittelt worden sind, von unbefugten Dritten eingesehen werden. Für Sie als Unternehmer wird die Einrichtung eines E-Mail-Archivs demnach immer wichtiger. So können Sie Ihre E-Mails nicht nur dauerhaft vor dem Verlorengehen bewahren, sondern sie gleichzeitig auch vor der Einsicht durch Dritte schützen.
Möglichkeiten und rechtliche Rahmenbedingungen der E-Mail-Archivierung
Grundsätzlich gibt es verschiedene Optionen die eigenen E-Mails zu archivieren. Für Privatpersonen ist dies meist deutlich einfacher, da die Korrespondenzen im privaten Bereich meist einen überschaubaren Umfang mit sich bringen. Aber schon Freiberufler und kleinere Unternehmen korrespondieren in gesteigertem Ausmaß per E-Mail und müssen demnach entweder eine manuelle oder eine automatische Archivierung anregen.
Bei einer manuellen Archivierung von E-Mails wählen Mitarbeiter die zu archivierenden E-Mails per Hand aus und verschieben diese an einen entsprechenden Speicherort. Der Nachteil dieser Methode ist offensichtlich: Die manuelle Archivierung kostet viel Zeit, ist anfällig für Fehler und bietet keine Schutzfunktion gegenüber der Einsicht durch Unbefugte.
Bei der automatischen E-Mail-Archivierung dagegen werden eingehende und ausgehende Mails automatisch, das heißt über ein Computerprogramm, gespeichert. Der Nachteil ist, dass hierbei auch Werbemails gespeichert werden sowie private Korrespondenzen, die nicht unbedingt einer Speicherung bedürfen. Weiterhin wird bei dieser automatischen Archivierung viel Speicherplatz verbraucht, der auf den Rechnern von kleinen Unternehmen und Freiberuflern häufig nicht zur Verfügung steht.
Die Merkmale von manueller und automatischer E-Mail-Archivierung
| Archivierung | Merkmale |
| Manuell | – E-Mails werden per Hand ausgewählt und verschoben
– unwichtige E-Mails werden aussortiert – kostet viel Zeit – ist anfällig für Fehler |
| Automatisch | – alle E-Mails werden archiviert
– spart Zeit – minimiert Fehler – verbraucht viel Speicherplatz |
Die rechtliche Situation bei der E-Mail-Archivierung
Viele Unternehmen denken, dass eine E-Mail-Archivierung ausschließlich praktische Zwecke erfüllt. Dabei ist diese längst schon vom Gesetzgeber vorgeschrieben worden. Da die vollständige Geschäftskorrespondenz von Unternehmen für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren aufgehoben werden muss und mittlerweile viele Geschäftskorrespondenzen per E-Mail erfolgen, inkludiert dieses Gesetz, dass auch E-Mails für die Dauer von bis zu zehn Jahren gespeichert werden müssen.
Dabei muss sichergestellt werden, dass sämtliche Anhänge ebenfalls erhalten bleiben, dass die E-Mails nicht von Unbefugten eingesehen werden können und dass die E-Mails nicht nachträglich verändert werden können. Dies alles manuell zu bewerkstelligen, dürfte vielen Unternehmern nicht allzu leicht fallen und im schlimmsten Fall deutliche Kosten verursachen.
Umgang mit privaten Mails im Unternehmen
Diese Frage verdient eine gesonderte Begutachtung, da viele Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen, die während ihrer Arbeitszeit auch E-Mails mit privaten Inhalten empfangen und versenden. Dies wird beispielsweise schon aufgrund der Vernetzung verschiedener Sphären wie etwa Sozialen Netzwerken unumgänglich.
Diese E-Mails mit privaten Inhalten unterliegen aber dem Postgeheimnis und stellen den Unternehmer vor ein Problem:
Eine Möglichkeit dieses Problem zu umgehen ist nicht etwa das Verbot von Mails mit privaten Inhalten am Arbeitsplatz, sondern die Bereitstellung mehrerer Accounts für die Angestellten. Private Nachrichten können dann über eine private Adresse versendet werden, wohingegen die gesamte geschäftliche Korrespondenz archiviert wird.
Softwarelösungen von AKC Schwarz für die Archivierung von E-Mails
Da die manuelle Archivierung von E-Mails nur in geringem Maße überzeugt und auch bei der automatischen Archivierung verschiedene Defizite auftauchen können, lohnt es sich in eine Software zu investieren, die die Archivierung automatisch übernimmt. Wichtige Faktoren sind hierbei ein sogenannter Spam-Filter sowie die Sortierung und Verschlüsselung der Mails.
Wer zum Beispiel eine Outlook Archivierung vornehmen möchte, der sollte sicherstellen, dass die E-Mails in sinnvoller Weise sortiert werden, damit selbige anschließend auch wiedergefunden werden können. Darüber hinaus sind Verschlüsselungen sinnvoll, damit die Daten in den E-Mails geschützt bleiben.
Weiterhin empfiehlt es sich die Archivierung auf einem externen Server vorzunehmen, um die eigenen Speichermedien nicht zu stark zu belasten. All diese Funktionen bringen zahlreiche Softwarelösungen für die E-Mail-Archivierung mit sich.
MailStore Server für die Archivierung von E-Mails
MailStore Server ist ein Produkt aus dem Hause MailStore Software GmbH, einem deutschen Unternehmen, das bereits im Jahr 2006 an den Markt ging. Der Fokus des Unternehmens liegt auf E-Mail-Archivierungslösungen, die Unternehmen, Privatpersonen und Selbstständigen viel Arbeit ersparen und gleichzeitig Kosten reduzieren. MailStore Server ist das wohl bekannteste Produkt aus der Entwicklerschmiede und konnte bereits rund 30.000 große und kleine Kunden für sich begeistern.
Bei MailStore Server ist es vor allem die Kombination aus unterschiedlichen Funktionen, gepaart mit einem sehr günstigen Preis, die diese Softwarelösung so attraktiv werden lässt. Wer seine E-Mails sichern und für die Zukunft rechtskonform aufbewahren möchte, der ist bei MailStore Server an der richtigen Adresse. MailStore Server gibt es zum Download als 30-tägige Testversion sowie für private Anwender mit MailStore Home in einer kostenfreien Version.
Vorteile von MailStore Server für Ihr Unternehmen
MailStore Server arbeitet mit 100%igen Kopien, die von allen E-Mails angelegt und in einem zentralen Archiv abgelegt werden. Die Sicherheit sowie auch die Verfügbarkeit der archivierten Daten wird so über einen langen Zeitraum hinweg sichergestellt. Das bringt auf einen Blick erstaunlich viele Vorteile: So werden zum einen alle rechtlichen Anforderungen des Gesetzgebers erfüllt, denn die relevanten E-Mails werden mitsamt der anhängigen Dateien unabhängig von ihrer Größe archiviert. Darüber hinaus wird die Archivierung nach bestimmten Kriterien vollzogen, die Ihnen eine erleichterte Suche ermöglicht. Suchen Sie die entsprechende E-Mail im Archiv beispielsweise anhand der E-Mail selbst oder über ihren Dateianhang.
Unsere Leistungen zur E-Mail-Archivierung mit MailStore Server für Ihr Unternehmen
Die externe Archivierung erlaubt Ihnen die Datenspeicherung mit einer maximalen Sicherheit, während gleichzeitig Ihre Mail-Server deutlich entlastet werden. Ihr gesamter Speicherbedarf kann sich so binnen kürzester Zeit um bis zu 70 Prozent reduzieren. Schließlich können Sie eingehende E-Mails nun nach der Bearbeitung umgehend aus dem Postfach löschen, da die Archivierung durch MailStore Server automatisch vorgenommen wird. Dadurch werden letztendlich auch Ihre regulären Postfachbegrenzungen aufgehoben. Speichern Sie, so viel Sie wollen, können und müssen.
MailStore Server bietet als Softwarelösung für die E-Mail-Archivierung zahlreiche Vorteile für kleinere Unternehmen und auch Freiberufler. MailStore Server kann out-of-the-box von bis zu 500 Anwendern in einem Unternehmen genutzt werden. Da durch die Software keine Veränderungen am Mail-Server selbst vorgenommen werden, reduziert sich das potenzielle Risiko durch die Einführung der Software auf ein Minimum.
Wenn auch Sie von MailStore Server profitieren möchten oder Fragen zur E-Mail-Archivierung haben, sprechen Sie unsere Mitarbeiter ganz einfach an.
