Die Archivierung von digitalen Geschäftsbriefen ist seit dem 1. Januar 2017 für Unternehmen Pflicht! Die GoBD lösen seit 2017 die Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aus 2001 ab.
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufzubewahren. Der Gesetzgeber macht an dieser Stelle keinen Unterschied mehr zwischen E-Mails und Geschäftsdokumenten in Form von Brief oder Fax.
Gesetzlich gehört die Archivierung zur ordnungsgemäßen Buchführung und wird gerne von den Finanzbehörden kontrolliert.
Ein einfaches Ausdrucken und abheften der Rechnung im Mail Anhang reicht nicht aus!
Weiterhin müssen die E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von den nicht steuerrelevanten oder privaten E-Mails aufbewahrt werden.
Eine E-Mail-Archivierungslösung kann Sie bei der Erfüllung dieser Pflicht zuverlässig unterstützen, indem sie alle E-Mails vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar in einem zentralen Archiv speichert.
ACHTUNG bei Bewerbungen!
Bewerbungen dürfen grundsätzlich nicht langzeitarchiviert werden. Sie sollten die Mails jedoch ca. 6 Monate aufbewahren um sich ggf. vor Gericht für eine Nichteinstellung rechtfertigen zu können.
Um die Einführung einer solchen Lösung so einfach wie möglich zu gestalten, bieten wir unseren Kunden E-Mail-Archivierung als On-Promise (Installation bei Ihnen Vor-Ort) und als Managed Service (Cloudlösung) an. Auf diese Weise können Sie Ihr Unternehmen rechtlich absichern.
Gerne stellen wir Ihnen unseren Service auch persönlich vor und richten Ihnen eine kostenlose und unverbindliche Testphase ein.
